หลังจากที่ได้แบ่งปันเรื่องของ productivity ในการทำงาน
พบว่ามี noise หรือสิ่งรบกวนในรูปแบบต่าง ๆ เยอะเลย
จึงได้ลองคุยเรื่องของปัญหา และ แนวทางการแก้ไขไว้บ้าง
จึงทำการจดบันทึกไว้นิดหน่อย
สิ่งรบกวนที่เจอกันมาก ๆ ในการทำงานทั้ง remote หรือ onsite
ประกอบไปด้วย
เรื่องแรกคือ การประชุม ที่หลาย ๆ คนชอบ !!
ยิ่งตอนนี้หลาย ๆ ที่ประชุม online/remote กันเยอะมาก ๆ
ส่งผลให้ไม่ต้องจองห้องประชุมกันแล้ว
ทำให้หลาย ๆ คน ต้องเข้าประชุมพร้อม ๆ กันหลายประชุม
นั่นคือ เน้นเข้าร่วม ไม่เน้นการมีส่วนร่วม
หรือเข้ามาเพื่อ check ชื่อเท่านั้น
บางประชุมสร้างมาเพื่อเข้ามาพูดคุยเรื่องทั่วไป
บางประชุมสร้างมาทำไม
บางประชุมสร้างมา เพื่อประชุมครั้งต่อไป
บางปประชุมคนที่เข้าร่วมไม่ได้เตรียมตัวอะไรมาเลย
ดังนั้นในแต่ละการประชุมควรมีการกำหนดหัวข้อ เป้าหมาย รายละเอียกให้ชัดเจน
รวมทั้ง invite คนที่เกี่ยวข้องเท่านั้น
และส่งรายละเอียดให้คนเข้าประชุม เพื่อเตรียมตัว
หลังการประชุมควรสรุป หาข้อตกลง หรือ action ที่ต้องทำต่อไปเสมอ
หรือแม้กระทั่งรับ feedback หลังการประชุม เพื่อใช้ในการปรับปรุงต่อไป
เรื่องที่สองคือ พวก communication tools ต่าง ๆ ที่เยอะเกินไป
ยกตัวอย่างเช่น Discord, Slack, LINE และ Team เป็นต้น
ส่วนถ้าแต่ก่อนก็ email หรือ โทร กันตรง ๆ เลย
ปัญหาที่ตามมาคือ
- จำนวน channel และ ห้องการพูดคุยเยอะมาก ๆ
- จำนวน message เยอะมาก ๆ มีทั้งเรื่องส่วนตัว เรื่องของทีม ของ project และ Bug/incident ต่าง ๆ มั่วไปหมด
- ทำให้เกิด notification ทั้งวัน
- การใช้งานมันเป็นแบบ async นั่นหมายความ อาจจะไม่มี response กลับมาทันทีนะ ดังนั้นงานอะไรที่เร่งด่วน คงไม่ใช้งานผ่านเครื่องมือนี้นะ ควรโทรนะ !!
ดังนั้นควรลดจำนวนของ public chat group ลงไป
กำหนดช่วงเวลาในการเข้ามาดู หรือ ตอบเรื่องต่าง ๆ
อะไรที่เร่งด่วนก็โทรตรง ๆ เลย
อะไรที่ไม่สำคัญก็ mute channel นั้นไปก่อน
อีกเรื่องที่เจอบ่อย ๆ คือ งานด่วน
ไม่ว่าจะเป็น incident task จาก production หรือ business issue
ไม่ว่าจะเป็นงานด่วนจากเบื้องบน
ไม่ว่าจะเป็นคำถาม หรือ ปัญหาจากลูกค้า
สิ่งเหล่านี้คือ unplan work หรือ งานที่ไม่ได้วางแผนรับมือไว้
ทำให้เกิดงานงอก งานแทรก เยอะมาก ๆ
ดังนั้นสิ่งที่ควรทำไว้คือ
- ในแต่ละวันหรือสัปดาห์ ควรแบ่งเวลาไว้สำหรับ unplan work ไว้
- ใน request ต่าง ๆ ควรมีรายละเอียดชัดเจน เช่น สรุปปัญหาว่าเป็นอย่างไร ขั้นตอนการ reproduce ปัญหา ผลกระทบทาง bussiness ที่เกิดขึ้น
- ต้องมีแนวทางในการจัดการ prioritize ของงานต่าง ๆ เสมอ
